「証憑がまだ届かない」を追いかける作業を自動化した例
顧問先から届いた証憑ファイル20件を、ファイル名がバラバラなまま受け取り、中身を1件ずつ読んで仕分け、前月までの回収表と突き合わせ、まだ届いていない顧問先あての催促文面まで作ります。仕組みが受け持つ部分は、1回の実行が1分足らずで終わります。
この事例で想定した事務所
- 従業者7名の税理士事務所
- 顧問先向けの資料提出の仕組みは持っていない
- 申告は e-Tax で電子化済み
架空の税理士事務所・架空の顧問先です。実在の個人・法人とは関係ありません。
この事例で想定した、これまでの手作業
- 1ファイルを開いて、何の書類か確かめる
- 2顧問先・月ごとに仕分ける
- 3回収表と突き合わせる
- 4未着・不備を洗い出す
- 5催促文を書く
- 6送る
この仕組みを入れたあと
- 人届いたファイルをフォルダに置く
- 仕組み読む・仕分ける・突き合わせる・洗い出す・文面を作る
- 人要確認の行を見て、文面を確かめて送る
顧問先に新しいことを頼まずに始められます
- よくあるやり方
- 顧問先に新しい提出方法を覚えてもらい、そこに上げてもらってはじめて状況が埋まります。全社に行き渡るまで動きません。
- この事例のやり方
- 顧問先には何も要求しません。いま届いている経路のまま受け取り、手元にあるファイルだけを入口にします。1社分から試せます。
受領したファイル
顧問先から届いた20件。名前の付け方は送り手ごとに違います。
出力された資料
回収表
全48行の内訳:着 36件・要確認 2件・不備 4件・未着 6件
| 顧問先 | 項目 | 対象月 | 状態 | 不備理由 |
|---|---|---|---|---|
| 曾木野商事株式会社 | 通帳(三井住友) | 2026-06 | 着 | |
| 曾木野商事株式会社 | 通帳(京都信用金庫) | 2026-06 | 着 | |
| 曾木野商事株式会社 | 領収書 | 2026-06 | 着 | |
| 有田台工業株式会社 | 通帳(りそな) | 2026-06 | 着 | |
| 有田台工業株式会社 | カード明細(JCB) | 2026-06 | 着 | |
| ミナクラ電設株式会社 | 通帳(みずほ) | 2026-06 | 着 | |
| ミナクラ電設株式会社 | 領収書 | 2026-06 | 着 | |
| 株式会社ヤナセ堂 | 通帳(ゆうちょ) | 2026-06 | 着 | |
| 株式会社ヤナセ堂 | 領収書 | 2026-06 | 着 | |
| 合同会社トキワ運輸 | 通帳(三菱UFJ) | 2026-06 | 着 | |
| 合同会社トキワ運輸 | カード明細(三井住友カード) | 2026-06 | 着 | |
| 合同会社トキワ運輸 | 領収書 | 2026-06 | 着 | |
| 笹貫デンタルクリニック | 通帳(南都) | 2026-06 | 着 | |
| 笹貫デンタルクリニック | 領収書 | 2026-06 | 着 | |
| 株式会社オオヅカ精機 | 請求書(売) | 2026-06 | 着 | |
| ヒノデ設計事務所 | 領収書 | 2026-06 | 着 | |
| ヒノデ設計事務所 | 請求書(売) | 2026-06 | 着 | |
| 株式会社カワシリ食品 | 領収書 | 2026-06 | 着 | |
| ムラオカ塗装株式会社 | 領収書 | 2026-06 | 着 | |
| 株式会社アシベ工房 | 領収書 | 2026-06 | 着 | |
| ニシムロ物流株式会社 | 通帳(千葉) | 2026-06 | 着 | |
| ニシムロ物流株式会社 | 給与明細 | 2026-06 | 着 | |
| 未割当 | 2026-07 | 要確認 | 顧問先不明 | |
| ムラオカ塗装株式会社 | 領収書 | 2026-07 | 着 | |
| 笹貫デンタルクリニック | 領収書 | 2026-07 | 着 | |
| 株式会社カワシリ食品 | 領収書 | 2026-07 | 不備 | 判読不能 |
| 未割当 | 2026-07 | 要確認 | 顧問先不明 | |
| 笹貫デンタルクリニック | 通帳(南都) | 2026-07 | 着 | |
| ミナクラ電設株式会社 | 領収書 | 2026-07 | 着 | |
| 曾木野商事株式会社 | 通帳(三井住友) | 2026-07 | 着 | |
| 株式会社ヤナセ堂 | 通帳(ゆうちょ) | 2026-07 | 不備 | 期間外 |
| 曾木野商事株式会社 | 領収書 | 2026-07 | 着 | |
| 曾木野商事株式会社 | 領収書 | 2026-07 | 不備 | 重複 |
| ニシムロ物流株式会社 | 通帳(千葉) | 2026-07 | 不備 | 期間の欠落 |
| 有田台工業株式会社 | カード明細(JCB) | 2026-07 | 着 | |
| ミナクラ電設株式会社 | 通帳(みずほ) | 2026-07 | 着 | |
| 合同会社トキワ運輸 | カード明細(三井住友カード) | 2026-07 | 着 | |
| 合同会社トキワ運輸 | 通帳(三菱UFJ) | 2026-07 | 着 | |
| 有田台工業株式会社 | 通帳(りそな) | 2026-07 | 着 | |
| 合同会社トキワ運輸 | 領収書 | 2026-07 | 着 | |
| ニシムロ物流株式会社 | 給与明細 | 2026-07 | 着 | |
| 株式会社オオヅカ精機 | 請求書(売) | 2026-07 | 着 | |
| 曾木野商事株式会社 | 通帳(京都信用金庫) | 2026-07 | 未着 | |
| 株式会社ヤナセ堂 | 通帳(ゆうちょ) | 2026-07 | 未着 | |
| 株式会社ヤナセ堂 | 領収書 | 2026-07 | 未着 | |
| ヒノデ設計事務所 | 領収書 | 2026-07 | 未着 | |
| ヒノデ設計事務所 | 請求書(売) | 2026-07 | 未着 | |
| 株式会社アシベ工房 | 領収書 | 2026-07 | 未着 |
実際の表は13列あります(受領日・ファイル・備考など)。ここでは横幅に収まる5列だけを出しています。行は省いていません。全13列・48行のファイルは下から開けます。
回収表_2026-07.xlsx(全13列・48行、Excelファイル)ツールの実行
上の20件を実際に流したときの画面です。読み込み → 仕分け → 突合 → 出力 の順に、処理が流れていくところを追っています。等速・ノーカットで約1分です。
実行速度は編集しておらず、映っているのは実際にかかった時間です。
催促文面(未着、または期間に不備のある顧問先ごとに1本)
文面は仕組みが作った下書きを、手を入れずに載せています。送る前に人が読んで直します。読めない・二重に届いた書類は、物は届いているので催促せず、撮り直しなどを個別にお願いします。
ニシムロ物流株式会社 — 【ご確認】2026年7月分 資料のご提出について
いつもお世話になっております。2026年7月分の資料について、下記が未着となっております。 ・通帳(千葉):7月12日以降ぶん 恐れ入りますが、8月10日までにご準備いただけますと幸いです。行き違いでお送りいただいておりましたら、何卒ご容赦ください。
ヒノデ設計事務所 — 【ご確認】2026年7月分 資料のご提出について
いつもお世話になっております。2026年7月分の資料について、下記が未着となっております。 ・領収書 ・請求書(売) お手数をおかけいたしますが、2026年8月10日までにご準備いただけますと幸いです。 すでに行き違いでお送りいただいておりましたら、何卒ご容赦ください。
曾木野商事株式会社 — 【ご確認】2026年7月分 資料のご提出について
いつもお世話になっております。2026年7月分の資料についてご連絡いたしました。現時点で下記の資料が届いておりません。 ・通帳(京都信用金庫) お手数をおかけしますが、2026年8月10日までにご準備いただけますと幸いです。行き違いでお送りいただいておりましたら、何卒ご容赦ください。
株式会社アシベ工房 — 【ご確認】2026年7月分 資料のご提出について
いつもお世話になっております。 2026年7月分の資料について、現時点で下記が未着となっております。 ・領収書 恐れ入りますが、2026年8月10日までにご準備いただけますと幸いです。 すでにお手元でご準備いただいている場合や、行き違いでお送りいただいておりましたら、何卒ご容赦ください。
株式会社ヤナセ堂 — 【ご確認】2026年7月分 資料のご提出について
いつもお世話になっております。2026年7月分の資料について、現在下記が未着となっております。 ・通帳(ゆうちょ) ・領収書 お手数をおかけいたしますが、2026年8月10日までにご準備いただけますと幸いです。行き違いでお送りいただいておりましたら、何卒ご容赦ください。
税理士事務所に限らず、毎月くり返している作業で気になるものがあれば、いまのやり方のままお聞かせください。
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